6 puntos clave en la elaboración del Informe de Estados Financieros

Escrito por evolvens | diciembre 13, 2013 | General | 2 comentarios tags: , , , , , ,

Una de las tareas del Director Financiero, entre su larga lista de responsabilidades, es la elaboración del Informe de los Estados Financieros de la sociedad, con el fin de reportarlo al Consejo de Administración. Dicho informe es un documento de extrema importancia, puesto que con él, informaremos al Consejo de cuál es la situación económico-financiera de la sociedad, y de la evolución o cambios experimentados en un plazo determinado de tiempo.

Por ello, es importante recordar que el Informe de Estados Financieros debe cumplir unas premisas que se indican a continuación:

1. La información debe partir de una base contable totalmente actualizada y revisada.

En este punto cabe señalar que la compenetración con el departamento contable debe ser total. No podemos elaborar un informe hasta que el período a analizar esté totalmente cerrado, hasta que contemple la totalidad de movimientos susceptibles de registrar ni hasta que los datos hayan sido revisados con el fin de proceder a las reclasificaciones o correcciones que sean necesarias para que los datos ofrezcan la imagen fiel de la sociedad. Hay que hacer especial mención a aspectos como las periodificaciones, las amortizaciones, y sobretodo las partidas conciliatorias que se encuentren hasta la fecha pendientes de contabilizar, puesto que pueden alterar en gran medida los resultados de la sociedad de no ser tenidas en cuenta.

2. Interpretación realista.

Todo integrante de la empresa desea que los datos sean optimistas, pero desgraciadamente no suele ser así, sobretodo en los últimos tiempos. Por ello, cuando se elabora un Informe de Estados Financieros, hay que utilizar la objetividad de principio a fin. No podemos colorear ni maquillar los datos que estamos gestionando puesto que el fin del documento es mostrar como ha transcurrido el período a analizar, y los cambios que el mismo han ocasionado en la sociedad. De no tener algo tan obvio en cuenta, estaremos haciendo un flaco favor a la empresa, y las consecuencias podrían ser nefastas.

3. Utilizar elementos comparativos.

Existen muchos métodos para la elaboración del Informe, ratios o razones simples, comparativos, etc. Yo siempre recomiendo un uso de varias herramientas en su justa medida. Así mismo, dotar al informe de un carácter comparativo es de gran importancia, ya sea elaborando un cuadro comparativo inter-anual o incluso inter-mensual. De este modo, tendremos una visión ampliada de la evolución del negocio en el período preestablecido.

Además hoy en día con las herramientas disponibles, el cálculo de las diferencias y comparativos, tanto en términos absolutos como relativos, suele ser una labor bastante sencilla, puesto que se trata de una tarea bastante automática, para algo que hace años era un auténtico trabajo titánico. Integrar por lo tanto esta información en el Informe, es de suma importancia, ya que le da un carácter dinámico a los datos analizados, puesto que tenidos en cuenta por si solos nos ofrecerían una visión limitada al no tener base de comparación con otros períodos similares.

4. Uso de cuadro de indicadores preestablecidos y personalizados

La utilización de herramientas como ratios e indicadores similares es prácticamente obligatoria, puesto que al tener en consideración diferentes datos y variables, ofrecen unos resultados cuya lectura supone una información de gran valor. Habrán por lo tanto ratios e indicadores de obligado uso, como pueden ser ROE y ROA, Cash-Flow, Fondo de Maniobra, Ratios de Endeudamiento y Autonomía, Ratios de Liquidez, Acid-Test, Períodos Medios de Cobro y Pago, Margen, Apalancamiento, Rotación, Umbral de Rentabilidad, etc…

Sin embargo, en aras de dotar al informe de un valor superior en lo que a información se refiere, es muy recomendable la inclusión de ratios e indicadores personalizados. Para ello, el Director Financiero deberá diseñar sus propios indicadores, teniendo siempre presente que deberán ser herramientas que aporten, cuya lectura sea sencilla, y cuya interpretación sea un valor añadido para el propio informe. Todo lo que no cumpla con esos 3 aspectos será añadir ruido a un informe que lo que menos necesita es precisamente distorsión. Se trata por lo tanto de una de las parcelas más creativas, y que los financieros más disfrutamos por su componente abierto y lo que aporta a un documento de semejante importancia.

5. Gráficos de apoyo

¿Qué sería de un informe financiero sin sus gráficos? No conozco a ningún miembro del Consejo de Administración al que no le gusten los gráficos, y es que un gráfico consigue trasladar una información normalmente árida y demasiado técnica, a un contexto más visual y cromático. Los gráfico serán por lo tanto un nexo que unirá nuestra información con los receptores del Informe, con lo cual su elaboración al igual que su actualización deben ser fruto de un trabajo escrupuloso.

Es importante recordar que hay gráficos que se adaptan perfectamente a determinada información. Podremos emplear varios tipos. Desde los clásicos gráficos de barras, al gráfico circular pasando por el de ejes. Todos son perfectamente empleables en la elaboración del informe, y de hecho el jugar con varios tipos de gráfico romperá con la monotonía visual siempre y cuando se guarde una línea de sencillez que huya de demasiadas variaciones y cambios de color. Una vez elaborados los gráficos es muy importante revisar bien las fuentes de datos, pues es muy habitual que en el proceso de actualización, alguna fórmula se modifique y el gráfico nos ofrezca una información errónea.

6. Propuestas de mejoras y comentarios

Cuando un Director Financiero elabora un Informe de Estados Financieros, está identificando perfectamente los problemas y/o puntos de mejora que la sociedad evidencia. Por eso mismo, debe tener la potestad de poder aportar su visión personal como profesional responsable, mediante la consecuente elaboración de propuestas de mejora y comentarios personales. Es evidente que en su reunión o reporte al Consejo de Administración, sus propuestas pueden ser leídas como aportaciones a tener en cuenta o puede que se desestimen, pero todo informe, sea de la periodicidad que sea, debe ir cerrado con el plan de puntos de mejora específicos para los problemas detectados, sea donde sea donde se detecten.

La creación de un Informe de Estados Financieros, suele ser una de las responsabilidades más importantes de un Responsable Financiero, y a su vez suele suponer uno de los trabajos más creativos, minuciosos e interesantes, tanto por el valor que ostenta dicho informe, como por el proceso de elaboración del mismo. De hecho, la creatividad y capacidad de un Responsable Financiero a la hora de interpretar los datos, estudiarlos, plasmarlos en un informe y aportar su visión personal y propuestas de mejora, dicen mucho del valor añadido que este profesional puede aportar a su empresa.

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